کلیه عملیات های مالی در شرکت ها و بنگاه های اقتصادی بعد از تأیید توسط مدیریت شرکت باید در محل مناسبی که قانون تعیین کرده است نگهداری شوند، قانون برای ثبت ونگه داری مراودات مالی شرکت ها دفاتر قانونی را ارائه کرده و صاحبان بنگاههای اقتصادی موظف هستند رویدادهای مالی خود را در این دفاتر ثبت نمایند.

• دفاتر قانونی :
” دفاتری هستند که بر اساس قانون تجارت هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است آنها را داشته باشد. به این دفاتر،دفاتر تجارتی هم گفته می شود.”
• انواع دفاتر قانونی :
طبق ماده ۲ آیین نامه تحریر دفاتر قانونی، دفاتر تجارتی مشمول آیین نامه عبارت است از کلیه دفاتر روزنامه کل اعم از مشترک یا جدا از یک دیگر و دفتر مشاغل ( دفتردرآمد وهزینه) که قبل از ثبت هرگونه عملیات حسابداری در آنها، دفاتر روزنامه کل مطابق مقررات مواد ۱۱و۱۲ قانون تجارت مصوب ۱۳۱۱ از طرف نماینده اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور مالیاتی ذی ربط حسب مورد امضاء، پلمپ وثبت گردیده وبه فارسی تحریر شده باشد‌.
توضیح ۱_ اشتباه در شماره گذاری صفحات وهمچنین اشتباهات ناشی از پلمپ دفاتر در مراجع مذکور موجب بی اعتباری دفاتر نخواهد بود.
توضیح ۲_ نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است ( مانند گرافیت) ممنوع است.
توضیح ۳_ ادارات امور مالیاتی موظفند فهرست دفاتر ثبت وپلمپ شده واصله از اداره ثبت اسناد وهمچنین فهرست دفاتر مشاغل ثبت شده از ناحیه خود را به ادارات امور مالیاتی مربوط ارسال نمایند.
• موارد کاربرد دفاتر قانونی :
وفق ماده 14 قانون تجارت، دفاتری که تجار (شرکت ها یا مؤسسات غیر تجاری) برای امور تجاری خود به کار می برند در صورتی که مطابق مقررات این قانون مرتب شده باشد بین تجار(شرکت ها یا مؤسسات غیر تجاری) در امور تجاری سندیت خواهد داشت و در غیر این صورت فقط برعلیه صاحب آن معتبر خواهد بود.
• زمان تهیه دفاتر قانونی :
مطابق ماده ۳ آیین نامه، مؤدیان مشمول این آیین نامه مکلفند برای هر سال مالی، فقط از دفاتر امضاء پلمپ وثبت شده ظرف یک سال قبل استفاده نمایند، مگر اینکه در اثناء (هنگام ) سال به علت تمام شدن دفاتر نیاز به دفتر جدید باشد که در این صورت مجاز هستند دفاتر جدید امضاء، پلمپ و ثبت نمایند و با رعایت مقررات ماده ۱۶ آیین نامه تحریر دفاتر قانونی ادامه عملیات مالی را در دفاتر جدید ثبت کنند. درج تعداد ومشخصات دفاتر ماخوذه برای استفاده درهر سال مالی، در اظهارنامه مالیاتی مربوط به آن سال الزامی است.
• نحوه تحریر دفاتر قانونی :
برابر ماده ۴ آیین نامه، دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه معاملات وسایر رویداد های مالی و محاسباتی خود را با رعایت اصول و موازین و استاندارد های پذیرفته شده حسابداری و به ترتیب تاریخ وقوع درآن ثبت نمایند.
تبصره_ نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات ویا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.
به موجب ماده ۵ آیین نامه مربوط به روش های نگهداری دفاتر قانونی و اسناد ومدارک شرکت ها ، دفتر کل مرکزی دفتری است که عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه برحسب سرفصل یا کد گذاری حساب ها در صفحات مخصوص آن ثبت می شود به ترتیبی که تنظیم حساب سود و زیان وتراز نامه از آن امکان پذیر باشد.
طبق ماده ۶ آیین نامه، دفتر مشترک روزنامه و دفتر کل دفتری است که دارای ستون هایی برای سرفصل حساب های متفاوت باشد، به طوری که اشخاص حقوقی وحقیقی با ثبت و نگه داری دفتر مذکور بر طبق اصول و ظوابط و استانداردهای حسابداری، بتوانند نتایج عملیات خود را از آن استخراج و حساب سود و زیان ترازنامه تهیه نمایند.
حسب ماده ۷ آیین نامه، دفتر مشاغل ( دفتر درآمد وهزینه) دفتری است که حداقل داراری ستون های برای درج تاریخ شرح معاملات، هزینه و دارئی های قابل استهلاک باشد و معاملات مذکور به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت گردد به طوریکه در پایان سال تعیین جمع درآمد وهزینه های شغلی مودی و تنظیم حساب سود وزیان از آن امکان پذیر باشد.
براساس ماده ۸ آیین نامه تحریر دفاتر قانونی، دفتر معین دفتری است که برای تفکیک ومجزا ساختن هریک از حساب های دفتر کل بر حسب مقتضیات و شرایط حساب ممکن است نگاهداری شود. کارت های حساب در حکم دفاتر معین است.
• ثبت کلیه فعالیت ها :
وفق ماده۱۱آیین نامه، مودیانی که دفاتر روزنامه و کل نگهداری می نمایند باید کلیه معاملات وسایر رویدادهای مالی و محاسباتی و مودیانی مجاز به نگهداری دفاتر مشاغل ( دفتردرآمد و هزینه) باید هر گونه درآمد وهزینه وخرید و فروش دارایی های قابل استهلاک خود را طبق مقررات این آیین نامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آنکه برای نگه داری حساب ها از ماشین های الکترونیکی وکارت های حساب استفاده شود.
توضیح_ اشتباهات حسابداری در صورتی که بعدا در اثناء عملیات سال مربوط مورد توجه واقع وبر پایه استانداردهای حسابداری در دفاتر همان سال اصلاح و مستندات آن ارائه شود، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
• دفتر مشاغل :
برابرماده ۱۲ آیین نامه، مودیان مجاز به نگهداری دفتر مشاغل می توانند تمام یا قسمتی از درآمد وهزینه های مشابه روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفتر ثبت نمایند؛ مشروط بر اینکه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آنها را قید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد مشخصات آن را نیز در ستون مذبور درج نمایند. در صورتی که اقلام درآمد هزینه وخرید وفروش دارائی های قابل استهلاک متکی به اسناد و مدارک باشد،مودیان مذکورمی بایست پس از ثبت دفتر مشاغل، اسناد و مدارک مربوط را به ترتیب شماره ردیف دفتر و به نحوی که برای رسیدگی مأموران مالیاتی قابل استفاده باشد، نگهداری نمایند.
• زمان ثبت در دفاترقانونی :
به موجب ماده ۱۳ آیین نامه، در مواردی که دفاتر روزنامه و کل نگهداری می شود، کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی مربوط و در موارد نگهداری دفاتر مشاغل،درآمدها و هزینه ها وخرید و فروش دارایی های قابل استهلاک باید در همان روز انجام، حسب مورد در دفاتر روزنامه یا مشاغل ثبت گردد.
تبصره ۱_ تاریخ مذکور در مدارک یا فاکتور فروش یا خرید و غیره ملاک قطعی تاخیر تحریر شناخته نمی شود وهرگاه انجام و ختم اینگونه اعمال با توجه به روش وطرز کار موسسه تابع تشریفات و طی مراحلی باشد تا موضوع آماده برای ثبت در دفترمربوط شود، فاصله بین تاریخ فاکتور یا مدارک و روز آماده شدن آن برای ثبت در دفتر تاخیر ثبت تلقی نخواهد شد.
تبصره ۲_ تأخیر در تحریر عملیات در صورتی که به منظور سوء استفاده نباشد تا ۱۵روز به تشخیص اداره مالیاتی و بیش از آن به تشخیص هیأت ۳ نفری موضوع بند ۳ ماده ۹۷ قانون مالیات های مستقیم مصوب 3/12/66 و اصلاحیه های بعدی به قانونی بودن دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
تبصره ۳_ در مواردی که در دفاتر موضوع این آیین نامه توسط مقامات قضائی یا سایر مراجع قانونی از دسترس مودی خارج شود و صاحب دفاتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ۳۰ روز دفاتر جدید امضاء وعملیات آن مدت را در دفاتر جدید ثبت کند، تأخیر ثبت عملیات دراین مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
تبصره ۴_ تأخیر ثبت دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدید التاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا سی روز مجاز خواهد بود.
مطابق ماده ۱۴ آیین نامه تحریر دفاترقانونی، کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود.
برابر ماده ۱۵ آیین نامه مربوط به روش های نگهداری دفاتر قانونی و اسناد ومدارک شرکت ها ، موسساتی که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روش های حسابداری خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر پلمپ شده باشند، لااقل سالی یکبار( تا قبل از بستن حساب ها) و درغیر این صورت ماه به ماه در دفاتر مرکز موسسه ثبت کنند.
حسب ماده ۱۶ آیین نامه، امضاء و پلمپ دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ امضاء و پلمپ هیچگونه عمل مالی و پولی صورت نگرفته باشد و همچنین تأخیر امضاء پلمپ تا حد مجاز مقرر در تبصره های ۳ و۴ماده ۱۳ آیین نامه تحریر دفاتر قانونی در مورد دفتر روزنامه یا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده ۱۴ این آیین نامه در مورد دفتر کل، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
• سیستم های نرم افزار حسابداری :
وفق ماده ۱۷ آیین نامه، مودیانی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند، موظفند حداقل ماهی یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را در دفتر روزنامه یا مشاغل حسب مورد ثبت و حداکثر ظرف مهلت تعیین شده در ماده ۱۴ آیین نامه، به دفتر کل منتقل کنند، علاوه بر این به منظور تسهیل رسیدگی باید آیین نامه ها یا دستورالعمل های کار ماشین و برنامه های آن و نحو کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده را در اختیار مأموران رسیدگی قرار دهند. ضمنا مودیان مذکور مکلفند هرسه ماه یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را حداکثر تا ۱۰ روز پس از پایان سه ماه به اداره امور مالیاتی مربوطه تسلیم نمایند.
• موارد رد شدن دفاتر قانونی
طبق ماده ۲۰ آیین نامه تحریر دفاتر قانونی، تخلف از تکالیف مقرر در آیین نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر می باشد :
۱. در صورتی که دفاتر ارائه شده به نحوی از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد‌.
۲. عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.
۳. ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت حاشیه.
۴. ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت ( آرتیکل) بین سطور.
۵. تراشیدن و پاک کردن ومحو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده.
۶. جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوء استفاده.
۷. بستانکارشدن حساب های نقدی و بانکی، مگر اینکه حساب های بانکی با صورتحساب بانک مطابقت نماید و یا بستانکار شدن حساب های بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تأخر ثبت حساب ها باشد که در این صورت موجب رد دفتر نیست.
۸. تأخیر تحریر دفاتر روزنامه و مشاغل زاید بر حد مجاز مقرر در تبصره های ۲ و۳ و۴ ماده ۱۳ و تأخیر تحریر دفتر کل زاید بر حد مجاز مقرر در ماده ۱۴ و تأخیر تحریر زاید بر حد مقرر در ماده ۱۷ آیین نامه مربوط به روش های نگهداری دفاتر قانونی و اسناد ومدارک شرکت ها.
۹. عدم ثبت خلاصه عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکز طبق مقررات ماده ۱۵ آیین نامه مذکور.
۱۰. اشتباه حساب حاصل از ثبت عملیات موسسه در صورتی که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده ۱۱ این آیین نامه اقدام نشده باشد.
۱۱. در صورتی که مودیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص موضوع ماده ۱۶۹ قانون مالیات های مستقیم استفاده ننمایند.
۱۲. عدم ارائه آیین نامه ها یا دستورالعمل های کار ماشین و برنامه های آن و نحو کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده وهمچنین عدم تسلیم خلاصه عملیات موضوع ماده ۱۷ این آیین نامه در مهلت مقرر در آن ماده در مورد اشخاصی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند.
۱۳. عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده ( ولو نانویس).
۱۴. استفاده از دفاتر ثبت پلمپ شده سال های قبل ( با توجه به مقررات ماده ۳ آیین نامه).
۱۵. عدم تطبیق مندرجات دفاتر یا اطلاعات موجود در سیستم های الکترونیکی، در مورد اشخاصی که از سیستم های مذکور استفاده می نمایند.
۱۶. ثبت هزینه ها و درآمدها و هرنوع اعمال واقلام مالی غیر واقع در دفاتر به شرط احراز توضیح آنکه ثبت هزینه های که وقوع آن محقق بوده اما به دلایل خاص قانونی قابل قبول از حیث مالیاتی نیست و برگشت داده می شود، به منزله ثبت هزینه های غیر واقع تلقی نمی شود.
توضیح_ در مورد بند ۶ این ماده چنان که سفید ماندن جهت ثبت تراز افتتاحی باشد موجب رد دفاتر نخواهد بود وهمچنین سفید ماندن ذیل صفحات در آخر هر روز یا هر هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللی وارد نمی آورد.
• هیات سه نفری حسابرسان :
برابر ماده ۲۱ آیین نامه، هیأت سه نفری حسابرسان موضوع بند ۳ ماده ۹۷ قانون مالیات های مستقیم، در مواردی که با توجه به دلایل توجیهی مؤدی و نحوه تحریر دفاتر و رعایت استاندارد های حسابداری و درجه اهمیت ایرادات طرح شده از سوی اداره مالیاتی و رعایت واقعیت امر، احراز نمایند که ایرادهای مزبور به اعتبار دفاتر خللی وارد نمی نماید، می توانند نظر خود را مبنی بر قبولی دفاتر و اسناد و مدارک اعلام نمایند.